Những lưu ý quan trọng về việc xuất hoá đơn trên Zalo Cloud

Zalo Cloud hỗ trợ khách hàng xuất hóa đơn cho số tiền nạp vào tài khoản ZCA (Zalo Cloud Account). Khách hàng vui lòng xem kỹ các quy định xuất hóa đơn của Zalo Cloud như theo thông tin bên dưới.

1. Đối với tất cả các hình thức nạp tiền: Nạp tiền trực tuyến, Chuyển khoản nhanh

Khách hàng cần chọn "XUẤT HÓA ĐƠN" trước khi nạp tiền để yêu cầu xuất hóa đơn.

Lưu ý : Khách hàng cần chú ý nhập chính xác các thông tin sau:

• Tên công ty
• Mã số thuế
• Địa chỉ công ty (sử dụng để xuất hóa đơn)
• Email nhận hóa đơn

Nếu Khách hàng có nhu cầu nhận hóa đơn cho khoản tiền nạp, Khách hàng cần phải đồng thời làm 2 bước sau:

• Chọn "Xuất hoá đơn" và nhập đúng Nội dung chuyển khoản là “HDDN” (Hóa đơn doanh nghiệp).
• Nhập chính xác Nội dung chuyển khoản là “HDDN” (Hóa đơn doanh nghiệp)

Nếu thiếu một trong hai bước trên, hệ thống Zalo Cloud sẽ ghi nhận Khách hàng không có nhu cầu nhận hóa đơn cho giao dịch nạp tiền này.

Giao diện màn hình yêu cầu điền các thông tin để xuất hóa đơn

2. Khách hàng vui lòng tham khảo với kế toán doanh nghiệp trước khi nạp tiền trực tuyến/chuyển khoản bằng tài khoản cá nhân.

3. Số tiền xuất hóa đơn sẽ bao gồm các giao dịch nạp tiền trong tháng và căn cứ theo thông tin xuất hóa đơn mà khách hàng đã cung cấp.

Ví dụ:

• Tháng 01/2022 khách hàng nạp 5 giao dịch, mỗi giao dịch nạp 1,000,000đ và cùng chọn thông tin xuất hóa đơn là công ty A.

→ Khách hàng sẽ nhận được các hóa đơn có tổng số tiền là 5,000,000đ với thông tin của công ty A

• Tháng 02/2022 khách hàng nạp 2 giao dịch, 1 giao dịch nạp 1,000,000đ chọn thông tin xuất hóa đơn là công ty A. 1 giao dịch nạp 3,000,000đ chọn thông tin xuất hóa đơn là công ty B.

→ Khách hàng sẽ nhận được 2 hóa đơn: 1 hóa đơn 1,000,000đ với thông tin của công ty A; 1 hóa đơn 3,000,000 với thông tin của công ty B

Lưu ý: Trường hợp Mã số thuế doanh nghiệp có trạng thái không tồn tại/không hoạt động/tạm ngưng tại thời điểm Zalo Cloud xuất hóa đơn, thì hóa đơn cho khoản tiền nạp sẽ được xuất dưới dạng hóa đơn cá nhân.

4. Với mỗi kênh nạp tiền, khách hàng sẽ nhận được 1 hóa đơn khác nhau.

Ví dụ: Khách hàng nạp tiền qua 2 kênh: nạp trực tuyến và chuyển khoản nhanh, thì khách hàng sẽ nhận được 2 hóa đơn với tổng số tiền tương ứng với tổng tiền nạp qua 2 kênh.

5. Nếu thông tin trên hóa đơn sai tên công ty (Chỉ áp dụng loại hình hóa đơn doanh nghiệp), hoặc địa chỉ xuất hóa đơn, khách hàng vui lòng thực hiện các bước sau:

Bước 1: Tải Mẫu thông báo hoá đơn điện tử có sai sót và điền thông tin yêu cầu điều chỉnh trong mẫu.

Tải Mẫu thông báo hoá đơn điện tử có sai sót (Cập nhật ngày 18/10/2024. Link đính kèm file)

Bước 2: Gửi đến email đến Kênh Chăm sóc khách hàng Zalo Cloud tại support@zalo.cloud theo cú pháp:

Tiêu đề email: [Tên doanh nghiệp] Thông báo điều chỉnh thông tin hóa đơn

Lưu ý:

• Khi gửi email khách hàng vui lòng đính kèm Mẫu thông báo hóa đơn điện tử có sai sót đã điền thông tin + hóa đơn cũ cần điều chỉnh.
• Khách hàng sẽ nhận được Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót có chữ kí điện tử bởi Cơ quan Thuế và VNG sau khi cung cấp đầu đủ thông tin hợp lệ sau tối đa 10 ngày làm việc.

6. Hiện tại, Zalo Cloud chưa hỗ trợ hủy/điều chỉnh/xuất lại hóa đơn trong những trường hợp sau:

• Khách hàng cung cấp sai thông tin sai mã số thuế
• Khách hàng thay đổi thông tin pháp nhân (doanh nghiệp) thành doanh nghiệp khác, hoặc chuyển hóa đơn sang thông tin sang chi nhánh
• Hóa đơn cá nhân muốn đổi thành hóa đơn doanh nghiệp
• Khách hàng thay đổi thông tin xuất hóa đơn mà không có thông báo với bộ phận Chăm sóc khách hàng Zalo Cloud qua email: support@zalo.cloud
• Zalo Cloud chỉ cho phép điều chỉnh với nội dung địa chỉ xuất hóa đơn và tên doanh nghiệp (không thay đổi pháp nhân khác). Nội dung còn lại là nội dung mặc định (tên hàng hóa/sản phẩm, đơn vị tính, số lượng,...) và Zalo Cloud không cho phép thay đổi nội dung.

7. Nếu khách hàng quên chọn Nhận hóa đơn (Nạp tiền trực tuyến hoặc chuyển khoản nhanh), khách hàng vui lòng làm theo bước sau:

Gửi email đến bộ phận Chăm sóc khách hàng thông qua email support@zalo.cloud trong vòng 24h kể từ thời điểm nạp tiền thành công.

Thông tin cần cung cấp gồm:

• Mã tài khoản ZCA (Zalo Cloud Account)
• Thông tin xuất hóa đơn (Bao gồm tên công ty, mã số thuế, địa chỉ xuất hóa đơn và email nhận hóa đơn)
• Đính kèm Ủy nhiệm chi/ Ảnh chụp màn hình giao dịch chuyển tiền thành công

Lưu ý: Zalo Cloud chỉ hỗ trợ ghi nhận cho các giao dịch nạp tiền trước 03 ngày làm việc cuối cùng của tháng.
Nếu khách hàng không gửi email thông báo và cung cấp rõ thông tin trong vòng 24h kể từ thời điểm chuyển tiền thành công, Zalo Cloud sẽ ghi nhận khách hàng không có nhu cầu xuất hóa đơn và không hỗ trợ xuất lại hóa đơn trong bất kì trường hợp nào.

CÁC LƯU Ý CHUNG:

• Đối với khách hàng có nhu cầu xuất hóa đơn, vui lòng chọn mục "Xuất hóa đơn", điền đầy đủ thông tin xuất hóa đơn trước khi tiến hành nạp tiền
• Zalo Cloud sẽ KHÔNG chịu trách nhiệm cho bất kỳ mất mát nào có thể xảy ra đối với trường hợp Khách hàng chuyển khoản sai Số tài khoản thụ hưởng và Tên tài khoản thụ hưởng Zalo Cloud cung cấp.
• Hóa đơn sẽ được xuất trong vòng 7-14 ngày làm việc kể từ khi tiền cộng thành công vào tài khoản (không bao gồm ngày lễ, thứ 7 và chủ nhật).

Nếu có bất kì thắc mắc nào, khách hàng có thể liên hệ với đội ngũ Chăm sóc khách hàng của Zalo Cloud qua email: support@zalo.cloud. Đội ngũ CSKH Zalo Cloud sẽ phản hồi cho khách hàng trong vòng 24h làm việc tiếp theo.